W dzisiejszych czasach każdy właściciel firmy, który chce rozwijać ją w jak najszybszym tempie, musi poświęcać bardzo dużo czasu na intensywną pracę. Szybkie tempo życia sprawia, że często poza pracą ludzie nie mają czasu nic więcej. Zaniedbują tym samym życie rodzinne, nie realizują swoich pasji i zainteresowań. Jeśli dopiero zacząłeś prowadzić działalność gospodarczą, wysoce prawdopodobne jest, że nie stać Cię na zatrudnienie pracownika na cały etat, który pomógłby w bieżących pracach biurowych, a jednocześnie nie chcesz już sam wykonywać papierkowej roboty. Być może zastanawiasz się, czy istnieje rozwiązanie tego problemu? W tym artykule wyjaśnimy, czym jest outsourcing usług biurowych i dlaczego jest to rozwiązanie właśnie dla Ciebie.
Kto oferuje takie usługi?
Usługi outsourcingu oferują firmy zajmujące się tylko tym, czyli tzw. wirtualne sekretariaty lub wirtualne asystentki, ale także biura rachunkowe. Zaletą korzystania z takiego wirtualnego biura jest to, że firmy te zwykle specjalizują się w wielu dziedzinach, a to znaczy, że możesz zlecić im nie tylko typowe prace biurowe, ale także np. opracowanie strategii marketingowej, obsługę mediów społecznościowych czy też pisanie artykułów. To ogromna wygoda, dlatego że w razie potrzeby nie musisz do każdego zadania szukać osobnego podwykonawcy. Główną zaletą takiego rozwiązania jest to, że możesz w każdym miesiącu oddelegować inną ilość zadań, w zależności od potrzeb. Jest to dużo wygodniejsze rozwiązanie niż zatrudnianie pracownika, ponieważ oddajesz zadania w ręce wirtualnego sekretariatu tylko w momencie, kiedy tego naprawdę potrzebujesz. Potrzeby firmy są różne, nic nie stoi na przeszkodzie, abyś w jednym miesiącu wykupił 60 godzin pracy wirtualnej asystentki, a w innym tylko 3. Więcej informacji na temat wirtualnych sekretariatów znajdziesz na stronie: https://www.brella.pl/wirtualny-sekretariat/
Oszczędność czasu
Oddelegowanie takich obowiązków jak prowadzenie korespondencji, telefoniczna i mailowa obsługa klientów, czy też zajmowanie się wypłatami dla pracowników, pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu. Są to czynności, które musisz wykonywać cyklicznie – każdego dnia, tygodnia czy miesiąca. Jeżeli sam prowadzisz firmę, lepiej będzie, jeśli zajmiesz się swoimi obowiązkami. Typowe czynności biurowe, które zajmują Twój cenny czas, możesz zlecić komuś innemu. Zamiast siedzieć nad fakturami, zajmij się pracą, którą naprawdę lubisz.
Oszczędność pieniędzy
Korzystanie z usług, jakie oferuje wirtualny sekretariat, ma jeszcze jedną niewątpliwą zaletę. Pozwala zaoszczędzić więcej pieniędzy, ponieważ nie musisz zatrudniać pracownika etatowego. Chcąc zatrudnić sekretarkę, oprócz kosztów pracodawcy związanych z wynagrodzeniem, będziesz musiał także zorganizować dla niej miejsce pracy, sprzęt, zapewnić przeszkolenie, a także liczyć się z tym, że w każdym momencie może zrezygnować z pracy lub pójść na urlop macierzyński. Jak widać, koszty zatrudnienia na umowie o pracę są spore. Jeśli jesteś początkującym przedsiębiorcą, zastanów się nad skorzystaniem z usług wirtualnego biura. Kiedy wybierzesz to rozwiązanie, rozliczysz się godzinowo, a bardzo często nawet minutowo. Wirtualne asystentki zwykle korzystają z aplikacji, które mierzą czas, w jakim wykonują dane zadanie. Oznacza to, że nie płacisz za przerwy, jedzenie śniadania czy picie kawy, tak jak to ma miejsce w przypadku pracownika zatrudnionego na etat. Eliminowany jest także problem chwilowego przestoju w pracy. Jeśli tak się wydarzy, po prostu wirtualny sekretariat wykona dla Ciebie w danym miesiącu mniej zadań. Wszystko zależy od Twoich potrzeb.
Jak widać, outsourcing usług biurowych to rozwiązanie dobre dla każdego przedsiębiorcy, a zwłaszcza początkującego. Pozwala zaoszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze. Do tego jest to bardzo wygodna opcja – wystarczy skontaktować się z firmą, przedstawić zakres prac, a po zakończeniu opłacić usługę. Nie musisz tracić czasu na szkolenie oraz tłumaczenie obowiązków nowemu pracownikowi. Weź pod uwagę tę opcję, jeżeli chcesz jeszcze bardziej usprawnić swój biznes.
